Чем долг отличается от просрочки в 1С:УТ
Допустим, клиент должен компании 600 000 рублей. Из них 400 000 подлежат оплате в следующем месяце, а 200 000 уже просрочены. В отчете по общему долгу видна вся сумма. Для решения о следующей отгрузке важно видеть также даты, на которые приходятся обязательства.
Сроки оплаты зависят от условий продажи и того, как они отражены в базе. В разных компаниях расчеты ведутся по договору, заказу или накладной. Одинаковые по сумме долги могут означать разные ситуации: действующую отсрочку или нарушение срока по конкретной поставке.
Не сравнивайте отчет за вчера с платежом, проведенным сегодня. Сначала зафиксируйте дату отчета и убедитесь, что банковская выписка или другой платежный документ уже отражен в 1С.
Какие отчеты открыть и почему суммы могут расходиться
«Задолженность клиентов» помогает увидеть текущий долг. «Задолженность клиентов по срокам» распределяет его по интервалам и позволяет выделить просроченную часть. «Ведомость расчетов с клиентами» полезна, когда нужно проследить движение взаиморасчетов. Набор команд и названия пунктов меню зависят от редакции, релиза и прав пользователя.
Для проверки одного клиента задайте одинаковую дату во всех отчетах. Уточните организацию, партнера, контрагента, договор и объект расчетов. Если продажи идут через несколько юридических лиц, долг перед одной организацией нельзя автоматически сопоставлять с платежом другой без проверки документов.
Если клиент говорит, что заплатил, сначала проверьте, попал ли платеж в базу и проведен ли он. Поступление денег может относиться не к тому заказу, договору или объекту расчетов, по которому числится долг. Разбор начинают с конкретной отгрузки и платежа, а не с ручного уменьшения общей суммы.
Какие данные сверить по спорной сумме:
- дату и номер реализации, условия оплаты;
- плательщика и организацию-получателя;
- дату поступления и отражения денег в 1С;
- договор, заказ или накладную как объект расчетов;
- взаимозачеты, корректировки и выбранную дату отчета.
Как организовать контроль до новой отгрузки
Определите, в какой момент менеджер смотрит отчет: при подтверждении заказа, перед оформлением реализации или перед фактической отгрузкой. Это зависит от процесса компании. Главное, чтобы проверка происходила до того, как товар уже отправлен.
Договоритесь о действиях при просрочке. Например, менеджер уточняет платеж, бухгалтерия сверяет документы, а руководитель продаж решает, допустима ли следующая отгрузка. Политика может учитывать сумму долга, срок просрочки, историю клиента и утвержденную отсрочку. Автоматическая блокировка всех должников не всегда нужна.
Начните с нескольких клиентов, по которым уже возникали споры. Проверьте, что отчеты показывают понятную картину, а ответственные получают ее вовремя. Затем решайте, достаточно ли типовых отчетов или требуется уведомление, настройка прав либо доработка согласования.
Чек-лист проверки дебиторской задолженности
- Выбрать одного клиента и зафиксировать дату отчета.
- Разделить общую задолженность и просроченную часть.
- Проверить организацию, договор и объект расчетов.
- Сопоставить срок оплаты с условиями продажи.
- Проверить отражение платежей и банковской выписки в 1С.
- При расхождении сверить конкретную отгрузку с конкретным платежом.
- Назначить ответственного за решение о новой отгрузке при просрочке.
Почему отчет и платежи не сходятся
| Что видит менеджер | Что проверить | Возможная причина |
|---|---|---|
| Долг есть, но срок оплаты еще не наступил | Условия оплаты и отчет по срокам | Это ожидаемая задолженность, а не просрочка. |
| Клиент прислал платежку, долг не уменьшился | Банковскую выписку и проведение платежа в 1С | Платеж еще не отражен в базе. |
| Деньги поступили, конкретный заказ не оплачен | Объект расчетов в платеже | Оплата отнесена на другой заказ или договор. |
| Суммы в двух отчетах не совпадают | Дату, организацию, отборы и вид задолженности | Сравниваются разные данные. |
| Отгрузки продолжаются при старой просрочке | Правило согласования новой продажи | Ответственный видит долг слишком поздно. |
Частые вопросы о дебиторской задолженности в 1С:УТ
Как посмотреть просроченную дебиторскую задолженность в 1С:УТ?
Используйте отчет «Задолженность клиентов по срокам» и проверьте дату, организацию и интервалы задолженности. Для расшифровки суммы сопоставьте ее с договором, заказом или накладной — в зависимости от способа ведения расчетов в вашей базе.
Почему общая задолженность больше просроченной?
Часть долга может быть не просрочена: установленный срок оплаты еще не наступил. Сравните общий отчет с распределением задолженности по срокам.
Может ли 1С:УТ автоматически запретить отгрузку должнику?
Способ контроля зависит от настроек и процесса продажи. Сначала определите правило компании и исключения, затем проверьте возможности конкретной редакции и релиза. Отчет о долге сам по себе не означает автоматический запрет.
Когда лучше не тянуть
Для контроля перед отгрузкой определите сумму и срок просрочки, при которых менеджер обязан согласовать решение. Согласуйте исключения, чтобы не останавливать продажи из-за неотраженного платежа или еще не наступившего срока оплаты.
Если отчеты показывают разные суммы, платежи не закрывают нужные заказы или менеджеры узнают о просрочке после отгрузки, разберите два-три случая. Для диагностики нужны даты и номера реализаций, платежей, условия оплаты и отчеты с отборами. Данные клиентов можно обезличить.